Kofax Capture - Refatoração

O que é?

Foi a remodelação do processo de digitalização de documentos na Iron Mountain do Brasil. Ela foi feita em 2015 e levou cerca de 9 meses para ser concluída.

A Necessidade

Os processos estavam espalhados em todas as unidades Iron Mountain que trabalhavam com Kofax Capture na época (São Paulo, Rio de Janeiro, Curitiba e Brasília). Eram cerca de 150 processo no total, atendendo a grandes clientes, como Dasa, Unibanco e Mapfre. A publicação destes projetos eram manuais quando feitas em outros estados, tendo que recorrer a acesso remoto ou até mesmo presencial.

Além disto, os sistemas Kofax eram separados entre si, e as versões não eram unificadas, causando diversas falhas de sistema. E as licenças de uso do Kofax eram separadas, havendo filiais com um número de licenças sobrando e outras em falta.

E por último, a Iron Mountain passava por um processo de modernização de processos, utilizando sites para centralizar a visualização e enviando os documentos digitalizados para APIs de outros clientes. E os processos de recebimentos de outros estados era manual.

Centralizar todo este processo era essencial.

Concorrentes

A Iron Mountain sempre teve concorrentes aqui no Brasil, e era arriscado manter todo um sistema falho com novas tecnologias chegando de fora do Brasil e clientes com necessidades especiais de digitalização (envio dos documentos para API, processos de BPM, etc.).

O conceito

O maior desafio da migração não era o tamanho (mais de 150 projetos), ou a distância das unidades, ou a complexidade do sistema Kofax Capture. O maior desafio era encarar estas dificuldades e manter a Iron Mountain funcionando, pois sempre havia novos clientes para atender, e a digitalização tinha uma grande importância para a empresa.

O desenvolvimento

Com mais de 5 anos de carreira na Iron, fui encarregado de comandar esta migração. Junto com outros 2 desenvolvedores em São Paulo, mais o apoio de Infra e das equipes de todos os estados, listamos todos os processos que estavam em funcionamento. Definimos o que seria prioridade e o tempo que cada processo deveria levar. Contamos o tempo de migração do sistema e esforços necessários para isto, sem que precisassemos parar a empresa. Com tudo isto, montammos um plano de migração.

Após apresentarmos o plano para todos os gestores da empresa, começamos a migração. Ela se iniciou com a criação do servidor central Kofax, onde colocamos todos os projetos. E então, para cada cliente, fizemos a migração de seus respectivos projetos. Depois de cada migração, faziamos o treinamento de todos os funcionários da área.

Nossa prioridade foi em projetos menores, mas que tinham maior importância para a Iron Mountai. Por ser um processo que iria demorar, precisavamos mostrar o valor da migração com urgência; e trabalhar com projetos que não eram muito complexos facilitava a correção de algum problema.

Após migrarmos as unidades de São Paulo, combinamos a equipe para decidirmos quais unidades tinham que ser migradas. Lembrando que, como as unidades não estava integradas, era obrigatório ir para os outros estados fazer a migração manualmente. Seguimos a mesma lógica que usamos em São Paullo para migrarmos as unidades.

Retrô

A migração acabou sendo um sucesso, hoje em dia a Iron Mountain pode ficar tranquiloa caso ocorra uma grande atualização, pois não haverá mais riscos de falhas. Além disto, a Iron Mountain ganhou agilidade na digitalização dos seus processos.

Fonte